Centre de protection des données personnelles : Avis aux membres

Comment utilisons-nous et divulguons-nous vos renseignements personnels?

Nous recueillons, utilisons et partageons des renseignements personnels vous concernant dans le but d’administrer le Régime de retraite des enseignantes et des enseignants de l’Ontario (le « régime ») et votre rente, de communiquer avec vous, de vous offrir des services ou à d’autres fins conformément à votre autorisation.

Nous utilisons les renseignements personnels à des fins individuelles, pour nos participants, mais aussi de façon plus générale, pour le régime. Voici quelques exemples de la façon dont nous utilisons les renseignements personnels vous concernant :

• NAS : nécessaire pour la déclaration des revenus à l’Agence du revenu du Canada (ARC).
• Salaire : utilisé pour calculer le montant de vos cotisations de retraite, déterminer votre salaire annuel moyen servant au calcul de votre rente et prélever vos cotisations si vous optez pour le rachat de vos années de service.
• Renseignements bancaires : requis pour que vos prestations mensuelles puissent être versées directement dans votre compte bancaire.
• Statut de participation au régime : peut être utilisé pour vous envoyer des sondages portant sur les activités d’administration du régime et recueillir les réponses auxdits sondages.
• Divulgation légale : il est possible que nous divulguions des renseignements personnels à votre représentant dûment autorisé, à votre tuteur légal, à votre subrogé désigné, à votre mandataire ou à toute autre personne autorisée par la loi lorsque nécessaires pour administrer le régime.
• Utilisation du site Web : nous pouvons utiliser les renseignements personnels recueillis lorsque vous êtes connecté à votre compte du RREO en ligne pour mesurer et analyser l’utilisation que vous faites du site Web afin d’améliorer votre expérience en ligne.
• Analyses de données : nous pouvons utiliser vos renseignements personnels pour réaliser des analyses de données dans le but de mieux comprendre vos besoins, d’améliorer la qualité des services que nous vous offrons et de faciliter l’élaboration de stratégies de communication.
• Gestion globale du régime : nous pouvons utiliser vos renseignements personnels pour réaliser des analyses globales du passif et du rendement du régime ainsi que pour évaluer, améliorer et gérer le régime, nos activités et les services que nous vous offrons.

Vos renseignements personnels peuvent également être communiqués à votre employeur ou à d’autres tiers lorsque nécessaire pour administrer le régime ou vous permettre de recevoir des services d’ordre technique ou autre. Voici quelques exemples de tiers auxquels nous communiquons vos renseignements personnels, ainsi que les raisons pour lesquelles nous le faisons :

• Conseillers en actuariat : Nous retenons leurs services pour réaliser une évaluation du régime.
• ARC : Les lois fiscales nous obligent à divulguer certains renseignements personnels à l’ARC, comme votre NAS et le montant appelé « facteur d’équivalence ».
• Autres régimes de retraite : Nous pouvons divulguer vos renseignements personnels si vous passez de notre régime à un autre ou vice versa. Vous devrez, au besoin, autoriser une telle divulgation au régime de départ et au régime d’arrivée.
• Services du courrier : Ces services sont utilisés pour vous faire parvenir vos relevés et d’autres communications concernant le régime et votre rente.
• Médecins examinateurs : Vos renseignements personnels peuvent être divulgués à des médecins examinateurs afin d’évaluer votre admissibilité à des prestations d’invalidité ainsi qu’à d’autres options et dispositions du régime basées sur votre état de santé.
• Services de sondage : Vos renseignements personnels peuvent être divulgués pour transmettre ou mener des sondages portant sur les activités d’administration du régime et recueillir les réponses auxdits sondages.
• Représentant légal des participants : Il est possible que nous divulguions des renseignements personnels à votre tuteur légal, à votre subrogé désigné, à votre mandataire ou à toute autre personne autorisée par la loi lorsque nécessaire pour administrer le régime.

Il arrive que certains tiers nous fournissant des services soient situés hors du Canada ou qu’ils conservent les renseignements personnels nécessaires à la prestation de leurs services à l’étranger. Les renseignements personnels conservés hors du Canada peuvent être assujettis aux lois du pays où se trouve le tiers ou où les données sont conservées. Les lois en vigueur dans ce pays peuvent exiger que les renseignements personnels soient communiqués aux organismes gouvernementaux ou aux tribunaux dans des circonstances différentes de celles qui seraient applicables au Canada.

Dès que des renseignements personnels sont transmis à un fournisseur de services tiers, nous imposons audit fournisseur de services des obligations contractuelles visant à protéger ces renseignements et à limiter leur utilisation aux fins nécessaires à la prestation du service. Nous procédons à un contrôle préalable en matière de confidentialité et de sécurité auprès de tous les tiers retenus pour nous fournir des services. Cet exercice vise à déterminer si un fournisseur de services tiers potentiel maintient les mesures de sécurité administratives, techniques et physiques nécessaires à la protection des renseignements personnels qui sont en sa possession, en plus d’évaluer les risques d’atteinte à la vie privée découlant de l’entente envisagée avec ledit fournisseur de services.

Dans certaines situations, la loi nous autorise à utiliser et à divulguer des renseignements personnels vous concernant sans votre consentement. Par exemple, outre les renseignements personnels requis par la loi pour administrer le régime, certains renseignements personnels peuvent être utilisés ou divulgués dans le but de prévenir la fraude et d’enquêter à ce sujet, de protéger les droits, les intérêts et les biens du RREO, de ses employés et des participants au régime, ou encore advenant l’ordonnance d’un tribunal.