Que sont les renseignements personnels?
Les renseignements personnels sont des renseignements à propos d’une personne identifiable. Voici quelques exemples de renseignements personnels que nous recueillons au sujet de nos participants :
- Âge, date de naissance, adresse, sexe, salaire, numéro d’assurance sociale (NAS), numéro de compte du RREO généré à l’interne, renseignements sur les bénéficiaires, renseignements bancaires, renseignements fiscaux, montants des prestations de retraite, état matrimonial, date d’adhésion au régime, procuration, renseignements liés à la santé, etc.
- Les renseignements personnels que nous recueillons peuvent servir à diverses fins. Consultez l’onglet Utilisation pour en savoir plus sur la façon dont différents renseignements personnels peuvent avoir différentes fonctions.
De quelle façon recueillons-nous vos renseignements personnels?
Les renseignements personnels que nous utilisons proviennent principalement de deux sources : vous-même et votre employeur.
- Vous : La plupart des renseignements personnels que nous recueillons proviennent directement de vous, que ce soit par téléphone, par l’intermédiaire de votre compte du RREO en ligne ou par d’autres documents ou voies de communication.
- Employeurs : Au moment de votre adhésion au régime, votre employeur nous fournit des renseignements personnels à votre sujet, tels que votre adresse, votre NAS, votre date de naissance et des renseignements sur votre paie. Par la suite, il nous fournit régulièrement des renseignements sur votre salaire, vos cotisations, les services que vous utilisez ou les autres événements liés à votre participation, comme les congés autorisés, les dates de cessation d’emploi et de retraite, et l’adhésion à l’assurance invalidité prolongée. Votre employeur nous transmet de tels renseignements par voie électronique lors du traitement des renseignements sur la paie.
- Autres sources : Il peut nous arriver, dans certains cas, de recueillir des renseignements personnels vous concernant auprès d’autres sources, comme votre syndicat.
Comment utilisons-nous et divulguons-nous vos renseignements personnels?
Nous recueillons, utilisons et partageons des renseignements personnels vous concernant dans le but d’administrer le Régime de retraite des enseignantes et des enseignants de l’Ontario (le « régime ») et votre rente, de communiquer avec vous, de vous offrir des services ou à d’autres fins conformément à votre autorisation.
Nous utilisons les renseignements personnels à des fins individuelles, pour nos participants, mais aussi de façon plus générale, pour le régime. Voici quelques exemples de la façon dont nous utilisons les renseignements personnels vous concernant :
- NAS : nécessaire pour la déclaration des revenus à l’Agence du revenu du Canada (ARC).
- Salaire : utilisé pour calculer le montant de vos cotisations de retraite, déterminer votre salaire annuel moyen servant au calcul de votre rente et prélever vos cotisations si vous optez pour le rachat de vos années de service.
- Renseignements bancaires : requis pour que vos prestations mensuelles puissent être versées directement dans votre compte bancaire.
- Statut de participation au régime : peut être utilisé pour vous envoyer des sondages portant sur les activités d’administration du régime et recueillir les réponses auxdits sondages.
- Divulgation légale : il est possible que nous divulguions des renseignements personnels à votre représentant dûment autorisé, à votre tuteur légal, à votre subrogé désigné, à votre mandataire ou à toute autre personne autorisée par la loi lorsque nécessaires pour administrer le régime.
- Utilisation du site Web : nous pouvons utiliser les renseignements personnels recueillis lorsque vous êtes connecté à votre compte du RREO en ligne pour mesurer et analyser l’utilisation que vous faites du site Web afin d’améliorer votre expérience en ligne.
- Analyses de données : nous pouvons utiliser vos renseignements personnels pour réaliser des analyses de données dans le but de mieux comprendre vos besoins, d’améliorer la qualité des services que nous vous offrons et de faciliter l’élaboration de stratégies de communication.
- Gestion globale du régime : nous pouvons utiliser vos renseignements personnels pour réaliser des analyses globales du passif et du rendement du régime ainsi que pour évaluer, améliorer et gérer le régime, nos activités et les services que nous vous offrons.
Vos renseignements personnels peuvent également être communiqués à votre employeur ou à d’autres tiers lorsque nécessaire pour administrer le régime ou vous permettre de recevoir des services d’ordre technique ou autre. Voici quelques exemples de tiers auxquels nous communiquons vos renseignements personnels, ainsi que les raisons pour lesquelles nous le faisons :
- Conseillers en actuariat : Nous retenons leurs services pour réaliser une évaluation du régime.
- ARC : Les lois fiscales nous obligent à divulguer certains renseignements personnels à l’ARC, comme votre NAS et le montant appelé « facteur d’équivalence ».
- Autres régimes de retraite : Nous pouvons divulguer vos renseignements personnels si vous passez de notre régime à un autre ou vice versa. Vous devrez, au besoin, autoriser une telle divulgation au régime de départ et au régime d’arrivée.
- Services du courrier : Ces services sont utilisés pour vous faire parvenir vos relevés et d’autres communications concernant le régime et votre rente.
- Médecins examinateurs : Vos renseignements personnels peuvent être divulgués à des médecins examinateurs afin d’évaluer votre admissibilité à des prestations d’invalidité ainsi qu’à d’autres options et dispositions du régime basées sur votre état de santé.
- Services de sondage : Vos renseignements personnels peuvent être divulgués pour transmettre ou mener des sondages portant sur les activités d’administration du régime et recueillir les réponses auxdits sondages.
- Représentant légal des participants : Il est possible que nous divulguions des renseignements personnels à votre tuteur légal, à votre subrogé désigné, à votre mandataire ou à toute autre personne autorisée par la loi lorsque nécessaire pour administrer le régime.
Il arrive que certains tiers nous fournissant des services soient situés hors du Canada ou qu’ils conservent les renseignements personnels nécessaires à la prestation de leurs services à l’étranger. Les renseignements personnels conservés hors du Canada peuvent être assujettis aux lois du pays où se trouve le tiers ou où les données sont conservées. Les lois en vigueur dans ce pays peuvent exiger que les renseignements personnels soient communiqués aux organismes gouvernementaux ou aux tribunaux dans des circonstances différentes de celles qui seraient applicables au Canada.
Dès que des renseignements personnels sont transmis à un fournisseur de services tiers, nous imposons audit fournisseur de services des obligations contractuelles visant à protéger ces renseignements et à limiter leur utilisation aux fins nécessaires à la prestation du service. Nous procédons à un contrôle préalable en matière de confidentialité et de sécurité auprès de tous les tiers retenus pour nous fournir des services. Cet exercice vise à déterminer si un fournisseur de services tiers potentiel maintient les mesures de sécurité administratives, techniques et physiques nécessaires à la protection des renseignements personnels qui sont en sa possession, en plus d’évaluer les risques d’atteinte à la vie privée découlant de l’entente envisagée avec ledit fournisseur de services.
Dans certaines situations, la loi nous autorise à utiliser et à divulguer des renseignements personnels vous concernant sans votre consentement. Par exemple, outre les renseignements personnels requis par la loi pour administrer le régime, certains renseignements personnels peuvent être utilisés ou divulgués dans le but de prévenir la fraude et d’enquêter à ce sujet, de protéger les droits, les intérêts et les biens du RREO, de ses employés et des participants au régime, ou encore advenant l’ordonnance d’un tribunal.
Communications
- Nous respectons vos choix quant à la façon dont vous recevez des communications de notre part. Veuillez toutefois noter que la loi exige que certaines communications relatives aux rentes soient transmises à l’ensemble des participants. Parmi les communications obligatoires, notons les relevés annuels des prestations, les avis de modification du régime, les relevés de cessation d’emploi et les avis d’options de retraite. Vous pouvez choisir de recevoir de telles communications par courriel ou par la poste en nous téléphonant ou en nous écrivant, ou encore en répondant à un courriel. Il se peut que vous ne puissiez pas refuser de recevoir l’intégralité des communications en raison de l’exigence susmentionnée prévue par la loi.
- Pour les communications non obligatoires qui vous fournissent de l’information sur le régime, vous pouvez modifier vos préférences en matière de communication à partir de votre compte du RREO en ligne, en cliquant sur le lien de mise à jour des préférences ou en répondant « Me désabonner » à un courriel de notre part. Vous pouvez aussi vous désabonner de notre liste d’envoi pour de telles communications non obligatoires par la poste, en nous téléphonant ou en nous écrivant, ou encore en répondant à un courriel. Parmi les communications non obligatoires, notons les bulletins d’information d’Inforentes ou d’Info-Retraite, les invitations à notre assemblée générale annuelle, les avis de modification de la feuille de paie des retraités, notre rapport annuel et les avis de sensibilisation aux services.
- Des renseignements promotionnels peuvent aussi faire partie de certaines communications non obligatoires ou être publiés sur les plateformes de médias sociaux que nous administrons. Par exemple, les bulletins d’information peuvent contenir des renseignements promotionnels. Vous pouvez vous désabonner des bulletins d’information ou d’autres courriels contenant des renseignements promotionnels en répondant « Me désabonner ». Vous pouvez aussi modifier vos préférences en matière de communication à partir de votre compte du RREO en ligne, en nous téléphonant ou en nous écrivant, ou encore en cliquant sur le lien de mise à jour des préférences inclus dans le courriel.
Participation au régime
Puisque votre participation au régime est obligatoire, vous ne pouvez entièrement vous soustraire à la collecte, à l’utilisation et à la divulgation de vos renseignements personnels aux fins d’administration du régime. Vous pouvez toutefois autoriser ou refuser l’utilisation de vos renseignements personnels à des fins non obligatoires, par exemple pour la promotion de produits et de services offerts par des tiers.
Vous pouvez à tout moment demander l’accès à vos renseignements personnels. Il peut toutefois nous arriver d’être dans l’impossibilité de vous donner accès à l’intégralité des renseignements personnels que nous détenons à votre sujet. Dans une telle situation, nous vous expliquerons les raisons derrière notre décision au moment de répondre à votre demande. Par exemple, certains renseignements peuvent contenir des détails concernant d’autres personnes ou vous être dissimulés pour des raisons de sécurité ou pour des motifs juridiques ou commerciaux de nature exclusive.
Il vous revient de vous assurer que les renseignements personnels figurant dans nos dossiers sont exacts et à jour. Vous pouvez apporter des corrections à vos renseignements personnels à partir de votre compte du RREO en ligne, par téléphone ou en personne.
Pour consulter vos renseignements personnels, veuillez en faire la demande par écrit en vous identifiant et en indiquant les renseignements dont vous souhaitez prendre connaissance ainsi que la façon dont nous pouvons communiquer avec vous.
Régime de retraite des enseignantes et des enseignants de l’Ontario
Télécopieur : 416 730-7807
Télécopieur (sans frais) : 1 800 949-8208
Courriel : inquiry@otpp.com
Adresse postale : 5650, rue Yonge, Toronto (Ontario) M2M 4H5
Vos renseignements personnels peuvent également être communiqués à votre employeur ou à d’autres tiers lorsque nécessaire pour administrer le régime ou vous permettre de recevoir des services d’ordre technique ou autre. Voici quelques exemples de tiers auxquels nous communiquons vos renseignements personnels, ainsi que les raisons pour lesquelles nous le faisons :
- Conseillers en actuariat : Nous retenons leurs services pour réaliser une évaluation du régime.
- ARC : Les lois fiscales nous obligent à divulguer certains renseignements personnels à l’ARC, comme votre NAS et le montant appelé « facteur d’équivalence ».
- Autres régimes de retraite : Nous pouvons divulguer vos renseignements personnels si vous passez de notre régime à un autre ou vice versa. Vous devrez, au besoin, autoriser une telle divulgation au régime de départ et au régime d’arrivée.
- Services du courrier : Ces services sont utilisés pour vous faire parvenir vos relevés et d’autres communications concernant le régime et votre rente.
- Médecins examinateurs : Vos renseignements personnels peuvent être divulgués à des médecins-examinateurs afin d’évaluer votre admissibilité à des prestations d’invalidité ainsi qu’à d’autres options et dispositions du régime basées sur votre état de santé.
- Services de sondage : Vos renseignements personnels peuvent être divulgués pour transmettre ou mener des sondages portant sur les activités d’administration du régime et recueillir les réponses auxdits sondages.
- Représentant légal des participants : Il est possible que nous divulguions des renseignements personnels à votre tuteur légal, à votre subrogé désigné, à votre mandataire ou à toute autre personne autorisée par la loi lorsque nécessaire pour administrer le régime.
Il arrive que certains tiers nous fournissant des services soient situés hors du Canada ou qu’ils conservent les renseignements personnels nécessaires à la prestation de leurs services à l’étranger. Les renseignements personnels conservés hors du Canada peuvent être assujettis aux lois du pays où se trouve le tiers ou où les données sont conservées. Les lois en vigueur dans ce pays peuvent exiger que les renseignements personnels soient communiqués aux organismes gouvernementaux ou aux tribunaux dans des circonstances différentes de celles qui seraient applicables au Canada.
Dès que des renseignements personnels sont transmis à un fournisseur de services tiers, nous imposons audit fournisseur de services des obligations contractuelles visant à protéger ces renseignements et à limiter leur utilisation aux fins nécessaires à la prestation du service. Nous procédons à un contrôle préalable en matière de confidentialité et de sécurité auprès de tous les tiers retenus pour nous fournir des services. Cet exercice vise à déterminer si un fournisseur de services tiers potentiel maintient les mesures de sécurité administratives, techniques et physiques nécessaires à la protection des renseignements personnels qui sont en sa possession, en plus d’évaluer les risques d’atteinte à la vie privée découlant de l’entente envisagée avec ledit fournisseur de services.
Dans certaines situations, la loi nous autorise à utiliser et à divulguer des renseignements personnels vous concernant sans votre consentement. Par exemple, outre les renseignements personnels requis par la loi pour administrer le régime, certains renseignements personnels peuvent être utilisés ou divulgués dans le but de prévenir la fraude et d’enquêter à ce sujet, de protéger les droits, les intérêts et les biens du RREO, de ses employés et des participants au régime, ou encore advenant l’ordonnance d’un tribunal.
Nous conservons les renseignements personnels seulement pour la durée nécessaire à l’administration du régime ou dans les limites permises ou requises par la loi. Dans certains cas, nous conservons vos renseignements personnels tant que vous participez au régime ou si votre succession ou vos bénéficiaires possèdent d’éventuels droits acquis.
Pour toute question concernant la durée de conservation de vos renseignements personnels, veuillez communiquer avec nous.
Nous avons recours à des témoins, à des outils d’analyse et à d’autres technologies analogues pour évaluer la performance et la fonctionnalité de nos sites Web, y compris de votre compte du RREO en ligne. De telles technologies sont généralement utilisées pour améliorer l’expérience de navigation sur les sites, par exemple en mémorisant les identifiants de connexion et les préférences et en reconnaissant les utilisateurs ayant déjà visité le site. Veuillez consulter notre avis de confidentialité en ligne pour en savoir plus sur les données recueillies par les témoins et l’utilisation de ces technologies sur notre site Web.
Vous pouvez toujours bloquer, supprimer ou désactiver ces technologies si votre navigateur, votre application ou votre appareil le permettent. Veuillez examiner les paramètres de votre appareil et de votre navigateur pour autoriser les témoins en totalité ou en partie ou pour en bloquer complètement l’accès.
Veuillez noter qu’en bloquant les témoins ou d’autres technologies analogues, vous pourriez ne pas être en mesure de profiter de l’ensemble des fonctions, des services, des applications ou des outils du site. Vous pourriez également avoir à entrer plus souvent votre mot de passe durant votre session de navigation.
Nous avons mis en œuvre des mesures de sécurité conçues pour protéger vos renseignements personnels contre le vol ou les pertes et contre les accès, divulgations, copies, utilisations ou modifications non autorisés. Voici quelques exemples de la façon dont nous protégeons vos renseignements personnels :
- Mesures administratives : Les employés sont formés relativement à nos pratiques en matière de protection de la vie privée et se voient uniquement accorder l’accès à vos renseignements personnels en cas de nécessité absolue pour leur permettre de s’acquitter de leurs fonctions professionnelles.
- Mesures techniques : Des coupe-feu, le chiffrement des données et des contrôles de l’accès aux renseignements sont utilisés pour empêcher tout accès non autorisé.
- Mesures physiques : La production de documents papier contenant des renseignements personnels est déconseillée et limitée aux fonctions professionnelles légitimes. Les documents papier contenant des renseignements personnels sont expressément étiquetés à cet effet et conservés dans des classeurs verrouillés auxquels l’accès est restreint. Ils sont ensuite déchiquetés ou détruits d’une autre manière lorsqu’ils ne servent plus.
Nous examinons périodiquement les mesures de sécurité pour nous assurer qu’elles protègent toujours vos renseignements personnels de façon adéquate.
Nous tenons à vous rappeler que la transmission de messages sur Internet, y compris par courriel, n’est jamais parfaitement sécurisée. Vous devriez faire preuve de prudence lorsque vous choisissez les informations à nous transmettre par courriel et la façon de les sécuriser. Nous prenons les précautions nécessaires pour ne pas avoir à vous envoyer par courriel des renseignements personnels de nature délicate, tels que votre NAS, votre date de naissance, vos numéros de comptes bancaires et les noms de vos bénéficiaires.
Nous ne vous demanderons jamais de renseignements personnels par l’intermédiaire d’un courriel non sollicité. Si vous recevez un courriel suspect qui semble être de notre part, ne l’ouvrez pas et communiquer avec nous immédiatement.
Précautions recommandées
- Utilisez toujours votre compte en ligne du RREO ou communiquez avec nous par téléphone pour mettre à jour vos renseignements personnels.
- Soyez attentifs aux fraudeurs potentiels qui peuvent utiliser de façon frauduleuse des courriels, des publicités contextuelles, des messages textes ou des appels téléphoniques pour vous amener par tromperie à leur fournir des renseignements personnels.
- Ouvrez les courriels des personnes que vous connaissez. Si vous ne reconnaissez pas l’expéditeur, pensez à deux fois avant d’ouvrir un courriel non sollicité ou d’y répondre. Et ne cliquez pas sur des liens de courriels ou des pièces jointes provenant de sources inconnues, à moins d’avoir la certitude qu’ils proviennent d’une source fiable.
- Préservez la confidentialité de votre numéro de compte du RREO et de votre mot de passe. Ne les communiquez pas à qui que ce soit, y compris les membres de votre famille.
- Si vous croyez que votre numéro de compte du RREO ou votre mot de passe n’est plus sécuritaire ou si vous recevez ce qui pourrait être un courriel d’hameçonnage, un courriel ou d’autres messages suspects qui semblent provenir du RREO, contactez-nous immédiatement.
Pour toute question ou préoccupation quant à la façon dont nous traitons vos renseignements personnels, veuillez communiquer avec nous :
Régime de retraite des enseignantes et des enseignants de l’Ontario
Téléphone : 416 226-2700
Sans frais : 1 800 668-0105
Télécopieur : 416 730-7807
Télécopieur (sans frais) : 1 800 949-8208
Courriel : inquiry@otpp.com
Adresse postale : 5650, rue Yonge, Toronto (Ontario) M2M 4H5