Les dirigeants du Régime de retraite des enseignantes et des enseignants de l’Ontario (RREO) accordent une grande importance à la protection de la vie privée et des renseignements personnels de ses participants. Dans le cadre de cet engagement, nous avons établi un code de protection de la vie privée qui s’applique à notre conduite en ce qui concerne la collecte, l’utilisation et la divulgation des renseignements personnels. Pour élaborer notre code de protection de la vie privée, nous avons effectué un examen approfondi de nos pratiques et réexaminé les motifs pour lesquels nous procédons à la collecte, à l’utilisation et à la conservation des renseignements personnels. Nous vous invitons à prendre connaissance des principes qui régissent ce code de protection de la vie privée. Si vous avez des questions à soulever quant à la protection de vos renseignements personnels, vous pouvez vous adresser à notre agent général de la protection de la vie privée. Ce dernier est responsable de la surveillance et de la promotion de la conformité du régime avec notre Code de protection de la vie privée. La protection de la confidentialité des renseignements personnels a toujours été une des principales préoccupations des gestionnaires du Régime de retraite des enseignantes et des enseignants de l’Ontario. En adoptant ce code, nous renouvelons notre engagement à l’égard de la protection de votre vie privée et de la confidentialité des renseignements personnels portés à votre dossier.

Principes

Principe 1 - Responsabilité
Principe 2 - Définition des objectifs
Principe 3 - Consentement
Principe 4 - Limite de la collecte
Principe 5 - Limite de l’utilisation, de la divulgation et de la conservation des renseignements
Principe 6 - Exactitude
Principe 7 - Protection de l’information
Principe 8 - Transparence
Principe 9 - Accès du particulier à l’information
Principe 10 - Demandes de renseignements ou plaintes

Principe 1 - Responsabilité Le Régime de retraite des enseignantes et des enseignants de l’Ontario est responsable des renseignements personnels qui lui sont confiés.
1.1		L’agent général de la protection de la vie privée du RREO est responsable de la surveillance et de la promotion de la conformité avec notre Code de protection de la vie privée.
1.2		Nous avons établi des politiques et des procédures régissant la mise en œuvre du code de protection de la vie privée. Celles-ci englobent : des politiques et des procédures permettant de protéger les renseignements personnels que nous recueillons, utilisons et divulguons dans le cadre de la gestion du régime; des exigences s’appliquant aux autres organismes qui participent à la gestion du régime; des procédures à suivre pour répondre aux demandes de renseignements et traiter les plaintes; des programmes de formation et de communication afin de sensibiliser nos employés à nos politiques et à nos pratiques en matière de protection de la vie privée; la diffusion de renseignements à l’attention des participants concernant notre code de protection de la vie privée.
Principe 2 – Définition des objectifs Nous recueillons, auprès des participants, de leur employeur et de tierces parties, les renseignements personnels requis pour la gestion du régime en vue d’atteindre notamment les objectifs suivants :
		consigner avec exactitude et valider les données sur les états de service fournies par les employeurs; percevoir les cotisations requises auprès des employeurs; déterminer les droits à pension des participants et traiter les demandes de prestations; diffuser de l’information sur le régime; comprendre et analyser vos besoins en matière de régime de retraite et élaborer des produits et services pour vous indiquer comment préserver ou améliorer vos avantages; évaluer la qualité du service que nous fournissons; respecter les lois pertinentes.
Principe 3 - Consentement Nous obtiendrons votre consentement explicite avant de procéder à la collecte, à l’utilisation ou à la divulgation de vos renseignements personnels pour un autre motif que la gestion du régime, sauf si la loi nous l’autorise.
3.1		Tous les enseignants agréés qui exercent leurs fonctions dans le domaine de l’éducation en Ontario sont tenus d’adhérer au Régime de retraite des enseignantes et des enseignants de l’Ontario. Les renseignements que le participant, son employeur ou un tiers fournissent dans le cadre du régime sont classés, utilisés et divulgués conformément aux dispositions de lois telles que la Loi sur le Régime de retraite des enseignantes et des enseignants, la Loi sur les régimes de retraite et la Loi de l’impôt sur le revenu (Canada). Votre consentement à la collecte, à l’utilisation et à la divulgation des renseignements personnels aux fins de la gestion du régime est implicite et ne peut être retiré.
3.2		Nous vous demanderons de consentir explicitement à la collecte, à l’utilisation ou à la divulgation de vos renseignements personnels dans le cadre de promotions spéciales relatives à des produits et services offerts par d’autres organismes. Vous pouvez annuler votre consentement à ces promotions en tout temps.
Principe 4 – Limite de la collecte La collecte de renseignements personnels sera limitée aux seuls renseignements personnels dont nous avons besoin pour les fins déclarées et nous ne recueillerons ces renseignements que par des moyens légaux et équitables. On peut obtenir sur demande des exemples relatifs aux renseignements personnels que nous obtenons et tenons à jour aux fins de la gestion du régime.
Principe 5 – Limite de l’utilisation, de la divulgation et de la conservation des renseignements L’utilisation et la divulgation de vos renseignements personnels seront limitées aux fins déclarées, et ces renseignements ne seront conservés que pendant le temps nécessaire à la gestion du régime. Si nous désirons utiliser ou divulguer vos renseignements personnels à d’autres fins que celle de la gestion du régime, nous vous demanderons d’y consentir expressément, sauf si la loi nous y autorise déjà. Nous ne vendrons pas vos renseignements personnels à d’autres organismes ou à d’autres particuliers.
Principe 6 – Exactitude Nous ferons tous les efforts raisonnables pour tenir à jour les renseignements personnels que vous nous fournirez et pour en assurer l’exactitude.
Principe 7 – Protection de l’information Nous protègerons vos renseignements personnels en les entourant des mesures de protection et de sécurité établies en fonction de la nature délicate de ces renseignements. Nous ferons tous les efforts raisonnables pour protéger vos renseignements personnels contre la perte ou le vol et contre l’accès, la divulgation, la reproduction, l’utilisation ou la modification sans autorisation.
Principe 8 - Transparence Vous pouvez obtenir sur demande de l’information sur nos politiques et nos pratiques en matière de protection de la vie privée.
Principe 9 - Accès du particulier à l’information Si vous en faites la demande par écrit, nous vous fournirons de l’information sur la collecte, l’utilisation et la divulgation de vos renseignements personnels. Nous vous donnerons également accès à ces renseignements. Vous pouvez contester l’exactitude et l’exhaustivité de ces renseignements et les faire modifier en conséquence. Nous prendront note de vos préoccupations, si des questions ne sont pas réglées à votre satisfaction.
9.1		Nous répondrons aux demandes d’accès dans un délai de trente (30) jours. Aucuns frais ne seront exigés pour le traitement des demandes d’accès jugées raisonnables.
9.2		Si vous en faites la demande par écrit, nous vous fournirons le dossier contenant vos renseignements personnels en indiquant la source de ces renseignements, comment nous les avons utilisés et à qui nous les avons divulgués.
9.3		Il se peut que nous ne puissions pas vous fournir une partie ou la totalité de vos renseignements dans certaines circonstances. Par exemple, dans les cas où l’information : est beaucoup trop coûteuse à fournir; contient des renvois à d’autres personnes; ne peut être divulguée pour des motifs de droit ou de sécurité; est assujettie au privilège du secret professionnel entre un avocat et son client ou du secret dans le cadre d’un contentieux.

Principe 10 – Demandes de renseignements ou plaintes On peut obtenir des renseignements sur notre code de protection de la vie privée en adressant une demande en ce sens au service suivant : Régime de retraite des enseignantes et des enseignants de l’Ontario 5650, rue Yonge Toronto (Ont) M2M 4H5 Aux soins de : Services à la clientèle
Téléphone : Télécopieur :		416 226-2700 ou 1 800 668-0105 (sans frais) 416 730-7807 ou 1 800 949-8208 (sans frais)
Courriel :		inquiry@otpp.com
Les plaintes relatives à l’observation de notre code de protection de la vie privée peuvent être adressées à l’agent général de la protection de la vie privée aux soins du service chargé des politiques du régime.
Téléphone :		416 730-3592 ou 1 877 812-7989 poste 3592 (sans frais)
Télécopieur :		416 730-3771 ou 1 800 949-8208 (sans frais)
Nous répondrons à toutes les demandes de renseignements et à toutes les plaintes relatives au traitement des renseignements personnels. Si une plainte s’avère légitime, nous prendrons les mesures nécessaires pour régler le problème.