membres : David Smith, président; Rod Albert, Patricia Anderson, Barbara Palk, Jean Turmel

Dans le présent document, « RREO » désigne le Régime de retraite des enseignantes et des enseignants de l’Ontario et « membres du conseil », les membres nommés au conseil d’administration du RREO.

Pouvoirs
La communication de l’information financière, le système comptable et le contrôle interne incombent primordialement à la haute direction, sous la supervision des membres du conseil. Le Comité de vérification et d’actuariat est un comité permanent du RREO, créé dans le but d’aider celui-ci à s’acquitter des tâches qui lui incombent, y compris la communication de l’information financière et les évaluations actuarielles.

L’actuaire indépendant et les vérificateurs externe et interne rendent des comptes directement au comité. Le comité peut consulter sans restriction l’ensemble du personnel et des documents du RREO. L’actuaire indépendant, ainsi que les vérificateurs externe et interne peuvent consulter le comité en tout temps.

Le comité a l’autorité d’embaucher au besoin des conseillers indépendants ou des experts afin de l’aider à s’acquitter de ses tâches, et de déterminer et de payer les honoraires de tout conseiller engagé par le comité.

Fonctions
Information financière

• Examiner les états financiers annuels du régime et de la Convention de retraite et en recommander l’approbation aux membres du conseil, après discussion avec la direction, l’actuaire indépendant, le vérificateur externe et les membres du comité de points tels que : les états financiers eux-mêmes, le choix ou la modification des conventions comptables, la qualité des principes comptables, les décisions comptables importantes, les comptes de régularisation, les hypothèses, évaluations et estimations actuarielles.
• Vérifier l’analyse de la direction contenue dans le rapport annuel.
• Examiner l’information financière additionnelle fournie dans le rapport annuel.
• Examiner les conventions comptables importantes et en recommander l’approbation aux membres du conseil.
• Évaluer semestriellement les procédures d’examen de la divulgation publique d’informations financières extraites ou déduites des états financiers du RREO.
• Examiner le budget de dépenses opérationnelles et le budget d’immobilisations aux fins d’approbation par les membres du conseil.
• Passer en revue l’information financière trimestrielle.
• Faire le point sur la nomination du directeur financier.

Actuaire indépendant
Superviser directement le travail de l’actuaire indépendant, y compris :

• voir à la rédaction de la lettre d’embauche de l’actuaire indépendant;
• évaluer les recommandations de l’actuaire relativement aux hypothèses à utiliser dans les évaluations;
• examiner les hypothèses actuarielles et recommander leur approbation aux membres du conseil;
• voir à la rédaction de la lettre de la direction et de la réponse de la direction;
• évaluer le rendement de l’actuaire;
• soumettre la nomination de l’actuaire à l’approbation des membres du conseil, de même que ses honoraires;
• rencontrer l’actuaire en privé pour discuter de questions pertinentes.

Vérificateur externe
Superviser directement le travail du vérificateur externe, y compris :

• voir à la rédaction de la lettre d’embauche du vérificateur des états financiers;
• déterminer l’étendue de la vérification, y compris l’importance relative, les domaines de risque de mission, le calendrier, l’échéancier et la coordination avec la vérification interne;
• voir à la rédaction de la lettre et de la réponse de la direction;
• prendre connaissance de la déclaration des liens du vérificateur avec le RREO, comprenant les services autres que ceux liés à la vérification;;
• évaluer l’objectivité et l’indépendance du vérificateur, y compris le roulement des associés de vérification;
• examiner les procédures internes de contrôle de la qualité utilisées par le vérificateur;
• évaluer la relation de travail entre le vérificateur et la direction
• agir à titre d’arbitre lorsque se produit un désaccord entre la direction et le vérificateur à propos de la communication de l’information financière;
• évaluer le rendement du vérificateur;
• soumettre la nomination du vérificateur à l’approbation des membres du conseil, de même que ses honoraires;
• effectuer toute autre tâche de vérification, de révision ou d’attestation, ou assurer la prestation de services autres que ceux liés à la vérification;
• rencontrer le vérificateur en privé afin de discuter des questions pertinentes;
• s’il y a lieu, recommander que soit démis le vérificateur.

Services de vérification

• Prendre connaissance du plan annuel de vérification, qui comprend les ressources, le budget et les activités planifiées de la vérification interne, et l’approuver.
• Examiner les constatations de la vérification interne et confirmer qu’elles font l’objet d’un suivi approprié.
• Évaluer, chaque année, l’efficacité de la vérification interne.
• Revoir et approuver, chaque semestre, le mandat de la vérification interne.
• Rencontrer le vice-président, Services de vérification en privé pour discuter de questions pertinentes.
• Faire le point sur la nomination du vice-président, Services de vérification.

Systèmes comptables et contrôles internes

• Obtenir l’assurance raisonnable, par des discussions avec la direction ou la consultation de rapports de celle-ci ou de vérificateurs internes et externes, que les systèmes comptables du RREO sont fiables et que ses contrôles internes sont efficaces.
• Passer en revue le rapport annuel de la direction sur l’évaluation des fraudes et des erreurs, ainsi que le rapport sur les contrôles au niveau des entités.
• Étudier les rapports trimestriels sur les risques liés aux opérations émis par la direction.
• Axer les examens des vérificateurs sur des aspects particuliers, à la discrétion du comité.

Questions de gouvernance

• Établir la politique relative aux honoraires d’expert-conseil et recevoir le rapport annuel de la direction à cet égard. Revoir, chaque semestre, la politique relative aux honoraires d’expert-conseil.
• Examiner les rapports annuels de conformité aux obligations légales et réglementaires, y compris les rapports liés aux questions réglementaires en matière de valeurs mobilières, de versements d’impôt sur le revenu et autres retenues à la source.
• Examiner les rapports sur la conformité au Code de déontologie.
• Mettre au point des procédures de traitement des plaintes reçues par le RREO au sujet de la comptabilité, du contrôle comptable interne, de la communication de l’information financière, de questions de vérification ou de toute autre situation devant être signalée en vertu du Code de déontologie, par les employés du RREO ou autres. Revoir ces procédures tous les deux ans.
• Mettre au point des procédures permettant aux employés du RREO de formuler sous le couvert de l’anonymat des plaintes concernant des pratiques douteuses en matière de comptabilité, de contrôle comptable interne, de vérification ou de toute autre situation devant être signalée en vertu du Code de déontologie. Revoir ces procédures tous les deux ans.
• Revoir les rapports trimestriels sur la divulgation.
• Établir la politique d’embauche relativement aux associés (actuels et anciens) et aux employés (actuels et anciens) du vérificateur externe (actuel et ancien). Revoir la politique à tous les deux ans.
• Élaborer la politique de nomination des vérificateurs des états financiers et celle sur la prestation de services des vérificateurs à l’intention des membres du conseil et de ses filiales. Revoir cette politique chaque semestre.
• Rencontrer la direction en privé afin de discuter de questions pertinentes.
• Discuter en privé, à chaque réunion du comité, de questions pertinentes.
• Examiner le mandat du Comité de vérification et d’actuariat tous les deux ans.
•  

Autres questions

• Conseiller les membres du conseil et s’acquitter d’autres tâches étroitement liées aux points susmentionnés, suivant les instructions des membres du conseil.

Responsabilités du président du comité
Le président du comité doit :

1. Faire preuve de leadership afin d’accroître l’efficacité du comité en
   1. s’assurant que les sphères de responsabilité du comité et de la direction sont comprises et respectées par chacun;
   2. supervisant l’accomplissement des tâches qui incombent au comité, notamment la communication de l’information aux membres du conseil.
      
      
2. Assurer la liaison entre le comité et la direction en travaillant de concert avec le chef de la direction ou son délégué afin de
   1. réaliser les divers éléments du calendrier annuel du comité;
   2. établir l’ordre du jour pour chaque réunion du comité;
   3. s’assurer que le comité reçoit toute l’information pertinente, y compris les rapports périodiques de la direction et la documentation à l’appui de l’information financière, des contrôles internes et des évaluations actuarielles..
      
      
3. Superviser l’examen des rapports de divulgation à l’intention du président du comité conformément aux « Procedures for Responses to Whistle-blowing ».